ezSign Satukan Tanda Tangan Elektronik dan e-Meterai dalam Satu Aplikasi

Tim legal sebuah perusahaan menyiapkan tiga puluh kontrak dalam sepekan. Meterainya dibeli di satu platform, penandatanganannya dikerjakan di platform lain. Berkas berpindah dua kali, dan dua versi sempat beredar bersamaan. Pengalaman seperti itulah yang melahirkan kebutuhan atas aplikasi ezSign.

Kerugiannya tidak berhenti pada waktu yang terbuang. Meterai kadang terbubuh pada versi yang akhirnya tidak dipakai. Pada kasus lain, dokumen yang sudah diteken harus diulang karena urutannya salah.

Pangkal masalahnya terletak pada proses yang terbelah. Cara beli meterai elektronik dan langkah penandatanganan sebenarnya bisa berada dalam satu alur. Yang perlu dipahami lebih dulu adalah mengapa keduanya memang berbeda.

Dua Kewajiban Berbeda yang Sering Dikerjakan Terpisah

Pajak dokumen dan keaslian pihak

Banyak orang menganggap keduanya satu paket. Kenyataannya keduanya menjawab persoalan yang berbeda. Meterai adalah bukti pelunasan pajak atas dokumen, sesuai Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020.

Tanda tangan elektronik menjawab hal lain, yaitu siapa yang menyetujui isi dokumen. Satu dokumen bisa memerlukan keduanya, dan sering memang begitu. Penyatuan dalam aplikasi ezSign bersifat praktis, bukan menggabungkan fungsi hukumnya.

Perbedaan itu punya akibat yang nyata. Dokumen yang hanya bermeterai tidak membuktikan siapa yang menyetujuinya. Dokumen yang hanya diteken belum memenuhi kewajiban pajaknya. Keduanya karena itu tidak bisa saling menggantikan.

Yang Berubah Ketika Keduanya Ada dalam Aplikasi ezSign

Satu berkas, satu riwayat

Perubahan paling terasa justru pada hal yang tidak terlihat. Berkas tidak lagi diunduh dan diunggah berkali-kali antarsistem. Setiap langkah tercatat pada riwayat yang sama.

Manfaatnya muncul saat dokumen dipertanyakan setahun kemudian. Anda tidak perlu menyusun ulang kronologi dari dua sumber berbeda. Riwayat pembubuhan, waktu, dan pihak yang terlibat berada pada satu tempat.

Hal kedua menyangkut pengendalian versi. Pada proses yang terbelah, setiap unduhan berpeluang melahirkan salinan baru. Aplikasi ezSign menahan dokumen tetap di satu tempat sampai seluruh langkah selesai.

Urutan Pembubuhan yang Sering Terbalik

Mengapa meterai sebaiknya lebih dulu

Ini kekeliruan teknis yang paling sering terjadi di lapangan. Sebagian pengguna menandatangani dokumen lebih dulu, lalu menambahkan meterainya. Pembubuhan meterai setelah itu mengubah isi berkas.

Akibatnya pembaca PDF akan melaporkan dokumen berubah setelah diteken. Tanda tangannya tidak hilang, tetapi keterangannya memicu keraguan penerima. Urutan yang disarankan karena itu cukup sederhana:

1. Siapkan dokumen dalam bentuk final, tanpa rencana penyuntingan lagi

2. Bubuhkan meterai elektronik pada berkas tersebut lebih dulu

3. Jalankan peninjauan internal bila dokumennya memerlukan persetujuan